Konten im Wiki entstehen und verschwinden über den Anmeldedienst der Firma (Keycloak). Im Wiki selbst legt niemand Konten von Hand an: Die Rolle kommt aus dem Firmenkonto, den Berufstitel tragen Admins im Wiki ein.
Geltungsbereich#
Alle Personen, die sich mit ihrem Firmenkonto anmelden. Zuständig sind Admin und IT.
Ablauf#
Neue Person#
- Die IT legt die Person in Keycloak an (Realm fundus → Users): Benutzername, E-Mail, Vor- und Nachname, Email verified an.
- Unter Credentials ein Startpasswort mit Temporary setzen. Bei der ersten Anmeldung wählt die Person ihr eigenes.
- Unter Groups eine passende Gruppe:
wiki-mitarbeiter,wiki-azubi,wiki-technik,wiki-redaktionoderwiki-admin. - Die Person meldet sich im Wiki an. Das Konto entsteht bei dieser ersten Anmeldung automatisch, mit Name und E-Mail aus Keycloak.
- Ein Admin trägt im Wiki den Berufstitel ein, etwa „Junior Consultant“ (siehe unten).
Rolle oder Titel ändern#
Die Rolle über die Gruppe in Keycloak; das gilt ab der nächsten Anmeldung. Den Titel im Wiki wie unten beschrieben; das gilt sofort.
Wichtig
Rollen im Wiki von Hand zu ändern bringt nichts: Bei der nächsten Anmeldung setzt das Wiki sie wieder auf die Gruppen aus Keycloak zurück.
Berufstitel#
Der Titel steht neben dem Namen, etwa in der Kopfleiste und bei „Zuletzt geändert von“. Admins tragen ihn unter Einstellungen → Benutzer bei der Person ein, im Abschnitt Berufstitel, und speichern. Die Farbe richtet sich nach der Stufe; Automatisch leitet sie aus dem Titel ab („Senior …“ wird blau, „Auszubildende“ grün).
| Stufe | Farbe | Zum Beispiel |
|---|---|---|
| Leitung | schwarz | Geschäftsführung, Bereichsleitung |
| Senior | blau | Senior Consultant, Teamleitung |
| Junior | türkis | Consultant, Junior Consultant |
| Azubi | grün | Auszubildende, Werkstudierende |
| Team | grau | alle anderen |
Hinweis
Sollen Titel stattdessen aus Keycloak kommen (Attribute titel und titel_stufe), richtet die Technik das ein. Dann überschreibt jede Anmeldung den Titel im Wiki.
Person verlässt die Firma#
- Die IT deaktiviert das Konto in Keycloak (Enabled aus) oder nimmt es aus den wiki-Gruppen. Danach ist keine neue Anmeldung mehr möglich.
- Eine bereits offene Sitzung endet nach zwei Stunden ohne Aktivität. Muss der Zugriff sofort enden, löscht der Admin das Konto unter Einstellungen → Benutzer.
- Das Konto im Wiki darf bestehen bleiben: Artikel behalten so ihren Verlauf („zuletzt geändert von …“).
- Wird es gelöscht, unter Besitz migrieren eine Person wählen, der die Inhalte danach gehören.
Hinweis
Wer in keiner wiki-Gruppe ist, kann sich zwar anmelden, bekommt aber keine Rolle und sieht keine Inhalte.
Notfall-Zugang#
Fällt der Anmeldedienst aus, stellt die Technik das Wiki kurz auf die eingebaute Anmeldung um und legt ein Notfallkonto an (php artisan bookstack:create-admin). Ablauf in der Entwicklerdokumentation, Kapitel „Anmeldung“.
Verantwortlich#
| Rolle | Aufgabe |
|---|---|
| IT | Konten und Gruppen in Keycloak |
| Admin | Rollen und Berufstitel im Wiki, Konten löschen, Notfall-Zugang |
Gültig ab und Überprüfung#
Gültig ab: Umstellung auf die Anmeldung mit dem Firmenkonto
Nächste Überprüfung: halbjährlich